לוחות זמנים לפרויקט

ישנם מספר כשלים אופייניים בניהול פרויקטים, אך מבין כולם חשוב לדעתנו לייחד תשומת לב לנושא קביעת לוחות הזמנים לפרויקט. מכל מיני סיבות לא תמיד קובע מנהל הפרוייקט לוחות זמנים מסודרים לפרוייקט שלו. יתכן שזה קשור לחשש להתחייב, לקושי לבנות את לוחות הזמנים או לקושי לקבל התחייבות לזמנים מהגורמים השונים המעורבים בפרוייקט. בכל מקרה, קביעת לוחות זמנים לא זו בלבד שלא יוצרת בעיית עמידה בזמני הפרויקט עבור המנהל שלו, אלא היא הדרך היחידה להבטיח שהפרויקט יתממש בזמן.
מהם הגורמים העיקריים שיש לתת עליהם את הדעת כשקובעים לוחות זמנים לפרוייקט:

– המטרה, היעדים והפעילויות: בעת ייזום פרוייקט עולות המון שאלות כגון: מה הפעילויות, מה קודם למה, צווארי בקבוק, אילוצים, ספקי משנה, כח אדם. חשוב שנשקיע יותר בעריכת הגאנט הראשוני, כולל כל הסעיפים התלויים זה בזה, המשאבים העומדים לרשותנו ושמות האחראים על כל משימה. ברור כי ככל שעולה מורכבות הפרוייקט כך עולה מורכבות הפעילויות המרכיבות אותו (ואת הגאנט). בפרוייקטים מורכבים מומלץ לבצע ישיבת מיפוי (לפחות אחת) עם כלל המשאבים (האנשים) הרלוונטיים לפרוייקט. ישיבה זו תעזור למנהל הפרוייקט להבין טוב יותר ומהר יותר מה היקף הפרוייקט ותחסוך "איבוד" פעילויות.

– ניהול מטריציוני: בעיית 'רגישות' הנוצרת מאחר שלא כל הגורמים בפרוייקט בהכרח כפופים למנהל הפרוייקט – גורמי חוץ, גורמים בלתי תלויים בארגון כגון יצור, פיתוח או כספים. כיצד ניתן לקבוע לגורמים אלה לוחות זמנים? הדרך הטובה ביותר לרתום אותם לפרויקט היא פשוט לבקש מהם להגדיר את לוחות הזמנים בהם יעמדו לחלקים שבאחריותם ולהכניס אותם כפי שהם לגאנט. נתונים אלו יתקבלו החל מישיבת המיפוי הראשונית שלעיל ולאורך כל משך חיי הפרוייקט.

– השטן בפרטים: כדי שהפרויקט ינוהל בצורה הכי יעילה יש לפרק כל משימה לגורמים הקטנים ביותר ולתת לכל אחראי לוחות זמנים משלו. רק כך נוכל לשים את האצבע על הגורם המעכב ועל השלכותיו, ובאמת לנהל את הפרויקט לפי הגאנט שקבענו. אל תתביישו לשלוח בתדירות קבועה (אפילו יומית) רשימת משימות פתוחות עם תאריכי יעד. כתבו לידיעה את מנהלי האנשים שאמורים לבצע את המשימות האלו – וודאו כי במייל ברור שכוונתכם אינה "נזיפה" על העיכובים, אלא בקשה לקבלת סטטוס או הצעת עזרה בטיפול בחסמים. חשוב לא פחות – לשבח אנשים בסיום פעילות מורכבת או בסיום שלבי פעילויות משמעותיים. כדאי לדווח על התקדמות הפרוייקט בפורום הניהולי המתאים – גם אם לא נדרש דיווח כזה. חשוב להעלות כשלים ובעיות נקודתיות כמו גם הצלחות וסיום אבני דרך.

– מקדמי היסטריה: לוחות הזמנים צריכים להיות ריאליים ככל הניתן, אבל לא יקרה אסון גדול אם פרוייקט יקדים במקצת את מועד הסיום שנקבע לו. בפועל, תמיד מתווספים לפרויקט סעיפי 'שונות ובלתי צפוי' ובמקרה הטוב הם מוסיפים "רק" 10% לזמן הפרוייקט. כדאי לאתר מראש נקודות רגישות, כגון אלה שתלויות באנשים חיצוניים או פחות זמינים, ולהקציב להן מראש זמן רב יותר.

– תקשורת: חלק מרכזי בכלל שלבי הפרוייקט החל מהיזום, דרך התכנון וכלה בביצוע חייב להיות מגובה בתקשורת מתאימה. חיסכו במיילים מחד אבל אל תשכחו לאתר את כלל הגורמים הרלוונטיים לכל מייל, טלפון וישיבה מאידך. אנשים צריכים לדעת שאתם מצפים מהם לתת תפוקות ולהבין מה התפוקות הנדרשות מהם. שימרו על תקשורת דו-כיוונית כלומר הבינו מה הן יכולות האנשים לבצע את הפעילויות המתבקשות מהם. תקשורת מתאימה תחסוך (המון) אי-הבנות. תקשורת הינה תוצר כמו כל תוצר אחר של הפרוייקט – הקפידו לבצעה בזמן הנכון.

– תוכנית גיבוי (Plan B) – הידועה בכינוי "שלא נדע": לא תמיד ניתן לדחות את מועד השקת הפרויקט. חשוב לחשוב ולתכנן מהם התחומים שניתן להוריד מהפרוייקט אם לא נספיק הכל בזמן. כמובן שיש לתקשר אפשרות זו לאנשים הרלוונטיים (ביניהם הלקוח) מבעוד מועד.