ניהול שיווקי חכםתוכנית כתיבה
תכנית שיווק שנתית היא מסמך שקיים בארגונים רבים, והתועלות שלו ברורות. אבל תוכנית כתיבה שנתית של תכנים לאתר, לבלוג, לניוזלטר, לעלונים למוכרנים – היא בהחלט "סיפור אחר".
לאחרונה פנה אלינו לקוח מארגון גדול שלו יחידות בכל רחבי הארץ. בארגון ישנה עובדת שעיקר עיסוקה הוא כתיבת תכנים לאתר, אבל הכתיבה מתנהלת בעצלתיים: כל ידיעה מצריכה התרוצצות וחיפוש חומרים, הנסיונות לשאוב חומרים מהיחידות השונות בתוך הארגון זוכים להצלחה חלקית ובשורה התחתונה – האתר מתעדכן בקצב איטי מהרצוי.
הפתרון שהוצע: בניית תוכנית כתיבה שנתית לאתר.
הפורמט: קובץ אקסל שבו מופיעות בשורות כל היחידות והנושאים העיקריים עליהם יש לכתוב ובטורים – כל חודשי השנה.
תכנון הנושאים:
– דברים שמתרחשים בתוך הארגון – למשל, הוחלט שכל יחידה תזכה לקבל חשיפה במהלך השנה. ההחלטה לגבי על איזו יחידה לכתוב באיזה חודש תתקבל לפי הרלבנטיות של פעילות היחידה לחודש זה. כך למשל: כספים רלבנטית בחודש דצמבר עם סיום שנת המס וסיכומיה, יחידות שונות מציינות אירועים שונים במהלך השנה: ביקורים מחו"ל, כניסה לעבודה של מכונה חדשה, שדרוג של מערכת, מוצר חדש או ציון דרך בחיי החברה.
– דברים שקורים מחוץ לארגון – נערכה רשימת אירועים חיצוניים שעשויים להשפיע על ההתנהלות השנתית – למשל, חגים , עונות השנה, תחרויות ופרסים, ירידים מקצועיים.
– נערכה רשימה של 'פינות' שיכולות לחזור על עצמן: ראיון עם עובד החודש, היכרות עומק עם פעילות כזו או אחרת שמתבצעת בארגון, מנהלים שמספרים על התפתחויות בארגון
– חלקים אינטראקטיביים – יצירת תקשורת דו-כיוונית עם הקוראים/גולשים שלנו בהתאם למה שהפורמט מאפשר: סקרים, שאלונים, שאלות ותשובות.
רתימת הארגון:
לאחר שהעלנו רשימה גדולה ככל האפשר של תכנים ופרסנו אותם לתוכנית כתיבה מסודרת על גבי טבלת האקסל באופן מאוזן, הגיע זמן לרתום את אנשי הארגון לצרכי הכתיבה על פי תוכנית הכתיבה שהוגדרה. יש בארגון עובדים שידם קלה על המקלדת, ואותם כדאי לזהות וקל לרתום. את האחרים צריך להפעיל: לקבוע ראיון (פנים אל פנים, טלפונית ואפילו במייל).
בטבלה נסמן את שמות האחראים לאספקת החומרים ונעקוב שאנו מקבלים מהם את הנדרש. מנסיוננו, כשאנשים רואים טבלה מסודרת (ובמיוחד אם שמם מופיע בה) קל יותר להפעיל אותם בחשיבה על רעיונות נוספים למילוי התכנית.
לאחר ששלחתם את הטבלה למעורבים, קיבעו סיעור מוחות קצר עם המשתתפים הרלבנטיים (עדיף ביחד, במקרה הזה היו שיחות נפרדות בשל המרחקים בין היחידות) ותקבלו עוד רעיונות למלאי.
ועכשיו סיימנו את תוכנית הכתיבה ונשאר רק לכתוב!